Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Ihre Scans und PDFs löschen wir direkt nach dem Lesen, spätestens nach 24 Stunden.
• Den gelesenen Text und Ihr Ergebnis speichern wir verschlüsselt, bis Sie sie löschen, höchstens 3 Jahre nach Ihrer letzten Aktivität.
• Zum Lesen und Vergleichen nutzen wir KI von Anthropic. Anthropic verwendet Ihre Unterlagen nicht zum Training seiner Modelle.
• Kein Tracking, keine Werbung, keine Analyse-Werkzeuge.
• Ihre Daten bekommt keine Behörde, keine Gutachtenstelle und kein Kursanbieter.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf approbationscheck.de ist Dmytro Kuzub, Haldesdorfer Str. 27a, 22179 Hamburg, Deutschland, E-Mail: support@approbationscheck.de. Bei allen Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns an diese Adresse.

2. Aufruf der Website und Hosting

Website und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Wenn Sie die Website aufrufen, verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse, um die Seite an Ihr Gerät zu senden. In unseren Server-Protokollen speichern wir keine IP-Adressen von Besuchern.

Zum Schutz vor Missbrauch, etwa sehr vielen Checks, Anmelde-E-Mails oder Nachrichten von einem Anschluss, speichern wir für 48 Stunden einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse, nicht die Adresse selbst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Konto und Anmeldung

Für den Check brauchen Sie ein Konto. Wir speichern dazu Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Sprache, wann Sie welcher Fassung der AGB zugestimmt haben und wann Sie zuletzt aktiv waren.

Anmeldung per E-Mail-Link: Wir schicken Ihnen einen Link, der 15 Minuten gilt und nur einmal funktioniert. Wir speichern davon nur einen Prüfwert (Hash), nicht den Link selbst. Nach 48 Stunden löschen wir ihn.

Anmeldung mit Google: Wählen Sie „Mit Google fortfahren“, übermittelt uns Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihre E-Mail-Adresse und eine Google-Kennung. Für die Anmeldung bei Google gilt die Datenschutzerklärung von Google.

Nach der ersten Anmeldung schicken wir Ihnen die AGB mit der Widerrufsbelehrung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über den Check (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Ihre Unterlagen und der Check

Für den Check laden Sie Unterlagen hoch, zum Beispiel Diplom, Fächer- und Stundenübersicht, Studienplan, Arbeitszeugnisse, ein Gutachten oder einen Bescheid. Sie enthalten Angaben wie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Universität, Fächer, Stunden und Noten.

• Originale: Die hochgeladenen Dateien speichern wir verschlüsselt, bis sie gelesen sind, und löschen sie dann sofort, spätestens nach 24 Stunden.
• Gelesener Text und Ergebnis: Den aus den Seiten gelesenen Text, die daraus erstellte Fächerliste und Ihr Ergebnis speichern wir verschlüsselt, bis Sie sie löschen. Spätestens 3 Jahre nach Ihrer letzten Aktivität löschen wir Ihr Konto mit allen Daten automatisch.
• Unterlagen, die der Check nicht braucht: Die KI liest jede Seite einmal, um zu erkennen, was für eine Unterlage es ist. Braucht der Check sie nicht, etwa bei ärztlichen Attesten, einem Führungszeugnis oder Patientenlisten, löschen wir den gelesenen Text sofort. Er fließt nicht in den Check ein. Bitte laden Sie solche Unterlagen gar nicht erst hoch und schwärzen Sie Patientennamen in Fall- oder Behandlungslisten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des von Ihnen gewünschten Checks (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Künstliche Intelligenz (Anthropic)

Zum Lesen der Seiten und zum Vergleich mit der Approbationsordnung nutzen wir KI-Modelle von Anthropic. Unser Vertragspartner ist Anthropic Ireland, Limited (Irland); die Verarbeitung erfolgt auch durch Anthropic, PBC in den USA. Anthropic verarbeitet die Seiten und Texte nur in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

• Anthropic nutzt Ihre Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle.
• Anthropic löscht Eingaben und Ausgaben in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Nur wenn eine Anfrage als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien von Anthropic markiert wird, kann Anthropic sie bis zu 2 Jahre aufbewahren.
• Für die Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic sind. Trotz dieser Garantien ist nicht auszuschließen, dass US-Behörden auf Daten zugreifen.

Das Ergebnis ist als KI-Ergebnis gekennzeichnet. Es ist ein Vergleich und keine Entscheidung über Sie; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Ihre Approbation entscheidet allein die zuständige Behörde.

6. Ergebnis zur Verbesserung nutzen

Wir werten Ergebnisse ohne Namen und E-Mail-Adresse aus, um den Check genauer zu machen, zum Beispiel, welche Fächer häufig fehlen und wo der Check sich irrt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem genauen Check (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO): Schalten Sie in Ihrem Konto „Ergebnis zur Verbesserung nutzen“ aus. Dann nehmen wir Ihren Fall heraus. Wir geben diese Daten nicht weiter und stellen sie keinem Anbieter zum Training von KI zur Verfügung.

7. E-Mails

E-Mails, die zum Check gehören, etwa Ihren Anmeldelink, versenden wir über Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, aus dem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. AWS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Ein Zugriff aus den USA ist nicht ausgeschlossen; dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Tipps zur Approbation und Kursangebote schicken wir nur, wenn Sie das bei der Anmeldung angekreuzt oder in Ihrem Konto eingeschaltet haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Adresse ist dabei bestätigt: durch den Klick auf den Anmeldelink, dessen E-Mail die Tipps nennt, durch die Anmeldung mit Google oder weil Sie angemeldet sind. Wir speichern Zeitpunkt und Wortlaut Ihrer Einwilligung. Sie können sie jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder den Schalter in Ihrem Konto. Diese E-Mails versenden wir selbst; Ihre Adresse geben wir an keinen Kursanbieter weiter.

Kommt eine E-Mail nicht an oder melden Sie sie als Spam, teilt AWS uns das mit. Wir setzen die Adresse dann auf eine Sperrliste, damit wir sie nicht wieder anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Sperrliste kann die Adresse auch nach dem Löschen Ihres Kontos enthalten.

8. Kontaktformular und Widerruf

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, nutzen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f). Das Kontaktformular schickt Ihre Nachricht als E-Mail an support@approbationscheck.de; in unserer Datenbank speichern wir sie nicht.

Widerrufen Sie den Vertrag über „Vertrag widerrufen“, nutzen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um den Widerruf auszuführen und Ihnen den Eingang zu bestätigen. Eine Kopie der Bestätigung geht als Nachweis an support@approbationscheck.de (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Diese E-Mails bewahren wir auf, solange es für Ihre Anfrage nötig ist, den Nachweis eines Widerrufs bis zu 3 Jahre.

9. Partnerkurse und Links zu anderen Seiten

Ihr Ergebnis kann Kurse zeigen, die zu Ihren Lücken passen, mit einem Link zur Seite des Anbieters. Der Link enthält nur den Zusatz „ref=approbationscheck“ und keine Angaben zu Ihrer Person. Klicks zählen wir je Kurs, ohne sie Ihnen zuzuordnen. Auf der Seite des Anbieters gilt dessen Datenschutzerklärung.

10. Sicherungskopien

Damit bei einem Ausfall nichts verloren geht, kopieren wir unsere Datenbank laufend zu Backblaze, Inc. (USA), in ein Rechenzentrum in der EU (Amsterdam). Texte und Ergebnisse sind darin nur verschlüsselt enthalten. Die Kopien bewahren wir 7 Tage auf; gelöschte Daten verschwinden daraus spätestens nach 7 Tagen. Backblaze verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO); für einen möglichen Zugriff aus den USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Datenverlust (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Cookies

Wir setzen nur Cookies, die für den Betrieb nötig sind:

• „session“ hält Sie angemeldet, 30 Tage lang.
• „oauth_state“ wird nur bei der Anmeldung mit Google gesetzt, für 10 Minuten.

Wir nutzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine vergleichbaren Techniken. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf entsteht keine Verbindung zu Google. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Weitergabe

Wir geben Ihre Daten nur an die oben genannten Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten. Behörden, die Gutachtenstelle (GfG), die ZAB, Arbeitgeber und Kursanbieter erhalten Ihre Daten nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

13. Speicherdauer im Überblick

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Löschen können Sie selbst: „Alles löschen“ in Ihrem Konto löscht sofort Ihr Konto mit Ihren Unterlagen, dem gelesenen Text und dem Ergebnis. Für alles andere schreiben Sie an support@approbationscheck.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

15. Pflicht zur Angabe, Sicherheit, Änderungen

Ohne E-Mail-Adresse und Unterlagen können wir den Check nicht durchführen. Darüber hinaus müssen Sie uns keine Daten geben.

Die Verbindung zur Website ist verschlüsselt (HTTPS). Originale, gelesene Texte und Ergebnisse speichern wir verschlüsselt. Zugriff auf den Server hat nur der Betreiber.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Check oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.